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檔案數字化是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
公司裝備多種掃描設備:高速掃描儀、零邊距掃描儀、寬幅掃描儀、書刊掃描儀,可處理各類紙質文檔。可根據不同文檔的材質、幅面大小及內容,提供不同的電子化掃描及索引(著錄)解決方案,并可根據客戶需求量身制定掃描加工方案。
  我司自2016年開展數字化掃描加工業務以來,掌握了較全面的專業知識及積累了豐富的工作經驗。

成熟的管理機制、有效的管理控制手段。
  嚴謹的質量控制手段,可實現掃描加工過程中各個環節的質量控制和自動化的量化記錄,可確保掃描加工的影像、索引的正確性。
嚴格的客戶財產保全制度及控制手段。可確保客戶文檔資料、數據在掃描加工服務中的安全性、保密性。

先進、靈活的掃描加工生產系統
  公司自主研發的掃描加工生產軟件系統,基于工作流的任務機制,實現流水線式的生產模式,可根據客戶的需求靈活的配置、調整,以適應不同客戶、不同類型文檔的加工任務。
包括:文件、檔案、文獻、資料、報紙、書刊、雜志、合釘本、匯編
掃描模式:黑白二值、灰度、彩色
掃描分辨率:150DPI2400 DPI
保存格式:TIFFJPGCEBPDF等。
掃描加工生產軟件系統針對文件、檔案管理工作的特點,通過集合圖像處理、OCR等多項自動化智能技術,實現處理掃描圖像自動糾偏、除黑邊、去污等處理,實現掃描文件自動命名與裝訂,生成多頁TIF文件,通過OCR識別技術實現電子文件元數據半自動獲取,在大幅度提高掃描加工的工作效率的同時,可以完成電子文件元數據的獲取工作,并在保證掃描圖像文件質量前提下,以最低的容量存儲文件。
    主要功能介紹
①自動掃描與目錄圖象屬性加工設置;
②自動傾斜校正/去黑邊/去白頁/加粗/A3切割為A4
③前置處理設置:去斑、亮度/對比度、顏色通道設置;
④自動文件命名;
⑤自動裝訂(將多個單頁TIF文件合并為1個多頁TIF文件),支持固定頁分割、白頁分割、標志按鈕分割;
⑥自動JPG輸出質量設置;
⑦自動掃描頁計數(見主界面掃描計數器),目錄中文件與頁數自動統計。

根據各檔案館(室)在處理歷史檔案問題的經驗,結合我公司圖像處理技術上的優勢,特提出了檔案數字化制作流程及相應的技術參考。


 1、檔案分類整理
   檔案分類整理是指將案卷按掃描要求進行分解整理,包括原件的拆卷、起釘、粘貼頁撕開。并按掃描后的電子文件組織形成進行分類,以便掃描時的批次處理。
 2、檔案交接
    分類整理后的檔案按時間先后或其他分類項順序提出,并按實際卷(頁)數填寫詳細的檔案交接清單,并由雙方管理人員簽字。
 3、標引著錄
標引著錄為了方便查閱與管理,打印制作檔案目錄及檔案封面,對文字錄入的準確性要求較高,但著錄的文本域并不是完全統一的在某一頁面上,一些文本域要在多個文件中選擇,所以錄入時需要相關檔案管理人員進行指導,制作相應的《文字錄入工作說明書》,確保文本域錄入的準確率。
 4、檔案的掃描
    原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描。掃描圖像使用先進的圖像掃描處理軟件,掃描人員可根據原稿質量,對系統進行定義,如傾斜校正、去污等批處理功能。在由系統自動處理功能的同時,掃描人員根據原件的實際情況做相應的調整,如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據不同原件的情況,調整圖像的分辨率、明暗度以及掃描方式和掃描速度,確保在掃描圖像質量清晰的情況下,使原件完好無損。圖像的分辨率正常情況下為150dpi ,如遇字間距和行間距過密、原件本身是復印件等字跡不清楚的情況,可適當增加掃描的分辨率,但要保證圖像清晰的同時,又不影響遠程查詢和瀏覽的速度。
 5、圖像處理
    檔案數字化制作模塊中的圖像處理采用自動化處理和人工處理相結合的方式,確保圖像質量的完美。通過對圖像進行校對,確保圖像順序正確,在校對時,發現不合格圖像及時返回前一工序進行改正。
1)污漬、黑白、偏斜處理
2)全文字面的掃描密度
3)粘帖頁與表格
4)插頁
5)照片頁的處理
6)存儲格式與面頁空間
分辨率:100300dpi
圖像格式:TIFJPGPDFCEB
儲存空間:A4,黑白二值,40-50KB/
 6、質量檢驗
    對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗,對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗。對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比,對掃描前圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比,發現不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。
 7、掛接
    文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品,由系統自動進行文字圖像與系統的匹配掛接。掛接到檔案數據庫系統中后,進行再次的成品驗收。
 8、案卷整理
    檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準和本單位實際情況進行有序的整理,安排專人負責案卷合并與整理。
  9、入庫交接
    裝訂還孱 原后的檔案按時間先后或其他分類項順序入庫,并按實際卷(頁)數填寫詳細的檔案交接清單,并由雙方管理人員簽字。


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